Comment suivre les demandes d’affiliation et radiation de vos salariés de votre contrat mutuelle santé ?

Depuis le 1er janvier 2016, tout employeur a pour obligation d’offrir une mutuelle d’entreprise à ses salariés. C’est la conséquence du dispositif adopté par les partenaires sociaux en 2013 dans le cadre de l’Accord National Interprofessionnel (ANI).  

Par conséquent, lors d’une embauche, vous devez proposer un contrat de mutuelle à votre nouveau salarié. Pour nos contrats, un formulaire d’affiliation est disponible pour déclarer l’arrivée dans votre entreprise et le rajouter à votre contrat santé. La demande est traitée automatiquement par nos services dans les 24 heures. Une celle-ci fois validée, votre salarié recevra sa carte de tiers-payant à domicile par courrier.  

Dans le cas d’arrivées de nouveaux collaborateurs simultanées, et pour vous éviter de répéter la même manipulation, nous vous proposons de remplir un fichier Excel avec certaines informations relatives à vos salariés. Une fois le document transmis, leur affiliation est validée par nos services dans les 48 heures. Là, encore, vos nouveaux salariés recevront leur carte de tiers-payant à domicile par la poste.  

Si l’arrivée de nouveaux collaborateurs vous donne la possibilité de les affilier à votre contrat de mutuelle d’entreprise, leur départ doit être également signalé. Ils seront alors radiés de vos contrats et ils ne pourront plus bénéficier des garanties de ce dernier. Cependant, dans certains cas, il leur est possible de conserver leur mutuelle pendant quelques mois, c’est ce qu’on appelle la portabilité.  

Grâce à la portabilité, un salarié quittant l’entreprise a la possibilité d’être protégé par votre mutuelle afin de continuer à se faire rembourser ses dépenses de santé. Cette portabilité est totale. Ils conservent la totalité de la prise en charge pour lui et ses ayants droit (conjoint, enfants). Cependant, pour conserver les garanties de son ancienne complémentaire santé collective, et être éligible à la portabilité, un salarié doit remplir plusieurs conditions cumulatives :  

• avoir adhéré à la mutuelle santé proposée par son employeur car il peut en être dispensé dans certaines conditions (par exemple, avoir choisi d’adhérer à la mutuelle obligatoire de son conjoint) ; 

• avoir fait l'objet d’un licenciement pour un motif autre qu’une faute lourde (cela peut être un motif personnel, une rupture conventionnelle ou une mesure économique) ; 

• avoir travaillé au moins un mois dans l’entreprise ; 

• avoir droit à une indemnisation par l'Assurance chômage. 

Les effets de la portabilité pour votre ancien salarié durent un temps égal à son ancienneté dans votre entreprise sans pouvoir dépasser 12 mois. Elle cesse également si le salarié retrouve un emploi avant l’expiration de celle-ci.  

Selon leurs souhaits, vos salariés ont également la possibilité de vous demander de rattacher leurs ayants droit :  leur conjoint ou leurs enfants (existants ou à naitre) afin de bénéficier de la couverture de votre contrat mutuelle santé. 

Les enfants de vos collaborateurs peuvent être affiliés à votre contrat santé jusqu’à leurs 16e anniversaire. Cependant, ils ont la possibilité de rester rattacher à votre contrat de complémentaire santé collective (jusqu’à 26 ans, selon les contrats). C’est le cas s’ils :  

• poursuivent leurs études,  

• sont en apprentissage, 

• sont dans l’incapacité de travailler, 

• dans les autres cas, ils peuvent rester rattachés jusqu’à l’âge de 20 ans. 

Vous souhaitez suivre l’avancement d’une demande d’affiliation ou de radiation pour l’un de vos salariés ? Directement au sein de votre "espace client", identifiez les demandes concernant ce salarié en utilisant le moteur de recherche. Vous avez ensuite la possibilité de filtrer la liste des demandes le concernant. Les informations suivantes sont disponibles au sein du tableau de suivi des demandes : 

• Des données concernant le salarié (nom, prénom, numéro de sécurité sociale, catégorie, numéro de contrat), 
• Des données concernant la demande (date d’effet, date de création, état d’avancement). 

Au sein de ce tableau, vous trouverez également des informations concernant l’avancement des demandes d’ajout de bénéficiaires ou de souscription d’une surcomplémentaire de vos salariés.