Comment mettre en place une mutuelle pour vos salariés ?

• La mise en place d'une mutuelle collective peut se faire par décision unilatérale de l'employeur (DUE), accord collectif, ou référendum.
• L'employeur doit obligatoirement financer au minimum 50 % de la cotisation et proposer un contrat respectant le panier de soins minimal (contrat responsable).
• Chaque modalité présente un formalisme précis et un délai de mise en œuvre différent.
• La convention collective applicable doit être vérifiée avant toute souscription, car elle peut imposer un contrat de référence ou des garanties supérieures au socle légal.
• L'obtention d'un devis nécessite de préciser l'effectif, la structure démographique, le niveau de garanties souhaité et les dispositions de la convention collective.
• L'employeur doit formellement informer chaque salarié, conserver une preuve écrite de cette remise et archiver les demandes explicites de dispense pour éviter tout risque de redressement URSSAF.

La mise en place d'une mutuelle collective repose sur deux actes juridiques distincts : l'acte fondateur du régime, qui est l'engagement pris par l'employeur vis-à-vis de ses salariés, et le contrat d'assurance, qui organise les relations entre l'employeur, les salariés et l'organisme assureur. C'est l'acte fondateur qui détermine la modalité de mise en place.

Bon à savoir :quelle que soit la modalité retenue, l'obligation légale de proposer une complémentaire santé collective découle de la loi ANI du 14 juin 2013, entrée en application au 1er janvier 2016. Ce dispositif s'applique dès le premier salarié, sans condition d'ancienneté.

Vérifier si un accord de branche préexiste

Avant de choisir une modalité, l'employeur doit vérifier si sa branche professionnelle a déjà institué un régime frais de santé au niveau de la convention collective. Si c'est le cas, l'entreprise doit en principe adhérer à ce régime de branche ou mettre en place des garanties au moins équivalentes, plutôt que de choisir librement sa propre modalité de mise en place.

En l'absence de régime de branche applicable, trois modalités permettent de formaliser l'acte fondateur au niveau de l'entreprise :

Bon à savoir : dans les entreprises de 11 salariés et plus disposant d'un Comité social et économique (CSE), la mise en place par décision unilatérale de l'employeur doit être précédée d'une consultation obligatoire du CSE pour avis, même si cet avis ne lie pas la décision finale de l'employeur.

Vérifier la convention collective avant de choisir une modalité

Avant toute mise en place, l'employeur doit vérifier les dispositions de sa convention collective nationale (CCN). Certaines branches imposent un contrat de référence, un niveau de garanties minimal supérieur au panier de soins légal, un niveau d'assistance spécifique ou un taux de participation patronale supérieur à 50 %.

Quelle que soit la modalité choisie (DUE, accord collectif ou référendaire), l'acte fondateur doit mentionner un certain nombre d'éléments obligatoires pour valider le caractère collectif et exonéré du régime :

• le caractère collectif et obligatoire de la couverture ;
• la part de la cotisation prise en charge par l'employeur (minimum 50 %) ;
• la date d'effet et les modalités de révision ou de dénonciation du contrat ;
• les bénéficiaires du régime, avec une éventuelle distinction fondée sur des critères objectifs (ex. cadres et non-cadres) ;
• le caractère obligatoire, facultatif, ou non prévu de l'affiliation du conjoint et des enfants (ayants droit) ;
• les cas de dispense d'adhésion autorisés par la loi ou prévus par l'acte fondateur ;
• le maintien des garanties à titre gratuit en cas de suspension du contrat de travail indemnisée (maintien des garanties sous suspension de contrat) ainsi que la portabilité pour les anciens salariés.

Focus sur les salariés déjà en poste (Loi Évin - Art. 11) : si la mise en place par DUE implique une contribution financière du salarié, les collaborateurs déjà présents dans l'entreprise au moment de la création du régime ont le droit de refuser l'affiliation. L'employeur doit impérativement conserver la preuve écrite de ce refus. En revanche, le régime s'impose de plein droit à tous les salariés recrutés ultérieurement.

Bon à savoir : un acte fondateur rédigé de façon trop succincte, omettant une ou plusieurs de ces mentions obligatoires, peut entraîner la réintégration des contributions patronales dans l'assiette des cotisations sociales lors d'un contrôle URSSAF — et ce, indépendamment de la conformité du contrat d'assurance lui-même.

Au-delà du choix de la modalité juridique, la mise en place suit un parcours opérationnel en plusieurs étapes :

1- Analyser les besoins de l'effectif : nombre de salariés, pyramide des âges, structure familiale et garanties souhaitées (soins courants, optique, dentaire, hospitalisation).

2- Vérifier la convention collective nationale (CCN) applicable à l'entreprise pour identifier les obligations spécifiques de la branche.

3- Demander un devis auprès d'un ou plusieurs organismes assureurs, en précisant l'effectif et le niveau de garanties souhaité.

4- Consulter les instances représentatives (informer et consulter le CSE dans les entreprises de 11 salariés et plus).

5- Choisir la modalité de mise en place (DUE, accord collectif ou référendum) selon le contexte social de l'entreprise et rédiger l'acte fondateur.

6- Informer chaque salarié de la mise en place du contrat par la remise d'un dossier d'information et collecter les éventuelles demandes de dispense écrites.

7- Déclarer le contrat auprès de l'organisme assureur, paramétrer la DSN (Déclaration Sociale Nominative) et mettre à jour les bulletins de paie.

8- Anticiper la portabilité des droits : dès la mise en place, l'employeur doit intégrer la gestion du maintien gratuit des garanties pour les salariés quittant l'entreprise (hors faute lourde) et indemnisés par l'assurance chômage, dans la limite de 12 mois.

Exemple concret : une entreprise de 12 salariés qui souhaite mettre en place sa première mutuelle collective peut, après avoir vérifié sa CCN et comparé plusieurs devis, formaliser sa décision par une DUE — la modalité la plus rapide à mettre en œuvre pour une petite structure sans représentation syndicale.

Bon à savoir : en principe, la mutuelle d’entreprise est obligatoire pour tous les salariés. Cependant, il existe divers cas de dispense d’affiliation.

La mise en place d'un contrat collectif implique plusieurs formalités juridiques et administratives strictes :

• remise d'un écrit et de la notice d'information à chaque salarié (bulletin d'adhésion et notice d'information résumant les garanties et tarifs), formalisant l'engagement de l'entreprise et le fonctionnement des remboursements ;
• constitution d'un dossier de preuve attestant de la remise de ces documents (liste d'émargement, récépissé de remise en main propre contre décharge ou preuve d'envoi électronique) ;
• information et gestion des cas de dispense d'adhésion applicables (ex. salariés déjà couverts par la mutuelle obligatoire de leur conjoint, CDD courts, bénéficiaires de la CSS), avec conservation obligatoire des justificatifs écrits pour chaque salarié qui en fait la demande ;
• déclaration du contrat auprès de l'organisme assureur retenu et transmission de la fiche d'affiliation de chaque salarié ;
• mise à jour du logiciel de paie et de la DSN pour intégrer la part salariale de la cotisation ainsi que la part patronale soumise ou non au forfait social selon la taille de l'entreprise.

Et pour le chef d'entreprise ou le dirigeant ?

• Dirigeants assimilés salariés (ex. Président de SAS/SASU, gérant minoritaire de SARL) : ils bénéficient du contrat collectif d'entreprise aux mêmes conditions que les salariés, sous réserve de percevoir une rémunération.

• Travailleurs Non-Salariés (TNS) (ex. Gérant majoritaire de SARL, entrepreneur individuel) : ils ne peuvent pas adhérer au contrat collectif des salariés et doivent souscrire une mutuelle TNS individuelle (éligible aux déductions fiscales de la loi Madelin).

Bon à savoir : en cas de contrôle URSSAF, l'absence de formalisation écrite correcte de la mise en place ou l'incapacité de présenter un justificatif pour un salarié non affilié peut entraîner la réintégration de l'ensemble de la contribution patronale dans l'assiette des cotisations sociales, même si le contrat d'assurance sous-jacent est parfaitement conforme.

Pour obtenir un devis rapide et adapté aux spécificités de votre structure, il est nécessaire de transmettre à l'organisme assureur :

• l'effectif concerné, sa structure démographique (pyramide des âges, collèges cadres/non-cadres) et la localisation du siège ;
• le niveau de garanties souhaité, au-delà ou au niveau du panier de soins minimal légal ;
• les dispositions éventuelles de la convention collective applicable (code NAF/APE) ;
• la clé de répartition du financement patronal (50 % au minimum, ou davantage) ;
• le choix ou non d'étendre la couverture aux ayants droit (conjoint, enfants).

Bon à savoir : contrairement à un contrat individuel, le tarif d'un contrat collectif est mutualisé au niveau de l'entreprise et ne dépend pas de l'état de santé individuel des salariés (aucun questionnaire médical ne peut être exigé).

AG2R LA MONDIALE est à vos côtés pour trouver la formule adaptée à vos besoins et ceux de vos salariés. Notre mutuelle d’entreprise Flexeo Santé Pro vous propose 6 formules, de la première formule répondant à vos obligations légales aux formules vous permettant d’être couvert sur tous les postes de dépenses. Vous pouvez effectuer un devis et souscrire sur notre site de vente en ligne AG2R LA MONDIALE. Nos conseillers sont également disponibles par téléphone au 09 70 80 86 28 du lundi au vendredi de 9h à 18h.

Si les garanties de votre mutuelle ou complémentaire collective ne sont plus adaptées à vos besoins, il est possible de modifier votre contrat. Toutefois, la procédure pour effectuer un changement varie selon le mode de mise en place de la complémentaire santé. 

- Si la mutuelle a été mise en place par DUE, il est possible de modifier le contrat par DUE, référendum ou accord collectif. 
- Si la mutuelle a été mise en place par référendum, la modification est possible par référendum ou accord collectif.

Enfin, si la mutuelle a été mise en place par accord collectif, il est possible de modifier le contrat par un autre accord collectif uniquement.